Creare un ambiente digitalizzato è una sfida impegnativa....

Per un buon esito non basta avere a disposizione la tecnologia digitale se la sua implementazione non è accompagnata da processi di cambiamento organizzativo e culturale, le persone diventano un punto centrale essendo coloro che dovranno usare queste innovazioni.

È quindi necessario promuovere e rafforzare nuovi comportamenti a tutti i livelli dell’organizzazione e fare in modo che le persone si sentano parte attiva di questo cambiamento.

Un Digital Workplace può essere efficace sole se percepito dall’organizzazione come un ecosistema, composto da tecnologia, la cultura organizzativa (strategia, valori, cultura manageriale, collaborazione ecc) e dai fattori abilitanti (processi, struttura, competenze..)

Il management deve supportare il cambiamento affinché la tecnologia abilitante si integri completamente in tutti gli aspetti dell’organizzazione.

È necessario adottare un approccio socio-tecnico, che predisponga un adattamento tra le componenti tecnologiche, organizzative, culturali e sociali.

Solo se le varie componenti del sistema sono perfettamente allineate, l’organizzazione sarà in grado di raggiungere i propri obiettivi.

Il design del Digital Workplace deve prendere in considerazione quattro dimensioni:

1)La dimensione simbolica; sono necessari messaggi chiari e una visione condivisa, è buono avvalersi di slogan e immagini evocative per poter rendere più informale l’ambiente di lavoro, meno monotono.
2)La dimensione fisica; semplificare l’ambiente fisico negli uffici può facilitare la collaborazione e rendere più fluido il lavoro. In alcuni casi si possono utilizzare software aziendali, oppure Facebook o Twitter per creare, metaforicamente, ambienti più aperti.
3) La dimensione dei processi; rendere più semplice il sistema dei processi per fare in modo che essi siano strumenti a disposizione delle persone. Un accesso più rapido ai dati significativi rende alcuni compiti più semplici, mettendo anche le persone nella possibilità di prendere decisioni più rapidamente.
4)La dimensione sociale; rappresentata dai social media e intranet, che favoriscono la collaborazione e condivisione della conoscenza, l’esplorazione di idee e la costruzione di relazioni. Creano engagement e senso di appartenenza ed è possibile proporre nuove idee.

Queste quattro dimensioni possono essere efficaci solo se il progetto è sponsorizzato dalla leadership che deve farsi portavoce della nuova cultura; nasce il Digital Board, un gruppo direttivo che fornisce supporto constante ed appropriato sia ai designer che ai futuri utenti.

È fondamentale, anche, considerare il fattore dell’apprendimento sistemico, è necessario sostenere il fabbisogno formativo con piani di formazione formali e informali.

Stai considerando le quattro dimensioni del design per il tuo Digital Workplace?