Per Smartworking non si intende solo il lavoro da casa o su postazioni mobili, ma è un processo, interno ed esterno, che trasforma il mindset aziendale in qualcosa di “intelligente” e quindi allocato in maniera ottimale per le persone e il loro sviluppo.
Anche un progetto di nuova sede o di riqualificazione di quella in essere è da considerare un progetto smart; se strutturato per le persone e la loro crescita, per la collaborazione, co-parcecipazione e co-creazione, con l’utilizzo di tecnologie abilitanti, con spazi condivisi e di privacy, con spazi “hub”, dotata di strutture tecnologiche (connessione, device, postazioni mobili..).

Quando in azienda è necessario cambiare sede o rivalutare gli spazi esistenti per poter ricreare un ambiente produttivo bisogna:
-Definire le strategie
-Analizzare gli spazi ufficio
-Studiare nuove disposizioni spaziali
-Valutare nuovi modelli organizzativi (anche fisici)
-SUPPORTARE (PREPARARE) LE PERSONE AL CAMBIAMENTO.

La funzione del Workplace Change Management è di aiutare le resistenze delle persone (al cambiamento) a trasformare le paure, i timori e le resistenze in entusiasmo, proattività e partecipazione.

Tutti i profili all’interno di una realtà aziendale sono coinvolti e dovranno partecipare per condividere i benefici e l’utilità della nuova struttura smart.

Tendenzialmente le persone sono spaventate dal cambiamento; il cervello umano non è a suo agio in ambienti non conosciuti, è sempre alla ricerca di risparmi energetici, è il motivo per cui ci sentiamo a casa in ambienti che conosciamo, perché essendo molto pigro si blocca davanti all’ignoto.

In questa fase è fondamentale sostenere workshop a tutti i livelli organizzativi (partendo da CDA e leadership) per definire la vision e i valori che si vogliono condividere grazie a confronti, definizione degli obiettivi, rappresentazioni di immagini di cluster, processi di gamification.

L’obiettivo è di comunicare, diffondere e aiutare a comprendere le motivazioni ma soprattutto i vantaggi della nuova vision aziendale.

Seguono le interviste, le survey e colloqui informali ed individuali per comprendere le maggiori resistenze e le incomprensioni ricorrenti.

Un metodo pratico ed efficace può essere la simulazione di una giornata tipo nei nuovi spazi ufficio (role paly) per poter far comprendere, in modo esperienziale, le diverse funzionalità spaziali, la nuova impostazione degli uffici e l’accessibilità alle tecnologie, i nuovi spazi di incontro comuni e gli spazi di privacy, gli spazi per le postazioni mobili o per le call conference.

Ovviamente è necessario attivare una comunicazione attiva, costante ed esplicativa degli obiettivi e vantaggi del cambiamento, creando una community o intranet aziendale, attivando un processo di mailing (newsletter), innescando i social network (anche per la condivisione esterna).

Dopo una prima fase di assessment per identificazione delle resistenze e del coinvolgimento bisogna identificare un “ambassador” (change ambassador), che avrà mostrato entusiasmo al cambiamento, che abbia una notevole apertura mentale, che abbracci la vision, che avrà il ruolo di fare da portavoce e di coinvolgere, dal basso, il team.

Il change ambassador dovrà essere formato e informato nel dettaglio degli obiettivi e del processo di trasformazione smart.

È consigliabile il giorno di entrata nella nuova sede, o in quella riqualificata, preparare un “welcome day” con una presentazione, informale, dei nuovi spazi e delle nuove facilities in uso con la partecipazione attiva del board.