Recientemente compré una mesa en IKEA. El proceso fue rápido porque sabía perfectamente lo que quería. Esto es importante porque, en un sitio tan grande y con tanta oferta disponible, te puedes perder. Existían mesas que se podían comprar en un único embalaje, pero en mi caso, debía anotar las referencias de cada uno de los componentes para después recogerlos uno a uno en el almacén. Una vez en mi casa, con un simple destornillador y quince minutos de trabajo la mesa estaba lista.

Personalmente me gusta aprender y sacar conclusiones de todo lo que hago para después poder aplicar pequeñas mejoras en el área que lo requiera. En el episodio de hoy quiero contarte las cosas que más me llamaron la atención de todo el proceso de compra y montaje de la mesa y las aplicaciones que estás tienen en la estructura y organización de una empresa.

Visión del conjunto: A pesar de que las piezas se vendían por separado, todas las mesas disponibles estaban montadas de forma que podías apreciar el modelo completo. Una empresa debe tener la misma filosofía. Una empresa es un sistema integrado de recursos organizados para obtener objetivos. Distintos departamentos, distintas áreas geográficas, distintas personas, pero una misma cultura, organización y objetivos. En el caso de IKEA el objetivo es la mesa. En tu empresa el resultado.

Identificación de la estructura y su función: Tanto en el momento de la recogida en el almacén como en el proceso de montaje todas las piezas eran fácilmente identificables y accesibles. Así mismo, era perfectamente comprensible la función que cada una de las piezas tenía dentro de la mesa. El establecimiento de un organigrama funcional adecuado es esencial en la operatividad de la empresa. Cada persona debe ser seleccionada y capacitada para el área de responsabilidad que va a ejercer. Su función y valor deben ser reconocidos dentro de la organización.

Planificación, preparación y anticipación: Las piezas vienen mecanizas para su fácil ensamblaje. Las piezas que van a ser atornilladas presentan agujeros que identifican y facilitan el proceso. Las piezas que deben ser desprendidas presentan un corte al 90% que lo facilita. La ejecución de una empresa nunca puede estar basada en la improvisación. Prever y adelantarse a las situaciones aumenta relevantemente la calidad de la ejecución. 70% preparación, 30% ejecución. Si no sabes a dónde vas, cualquier camino te parecerá el adecuado.

Estructura ligera: Las piezas que conforman la mesa tienen una estructura sólida pero ligera. Las partes donde se van a establecer uniones o fijaciones están reforzadas. Las partes funcionales están aligeradas. Uno de los errores más comunes en la empresa es acumular gastos no relacionados estrictamente con la actividad o activos ociosos que consumen recursos y engordan el balance. Una estructura ligera en tu empresa te permitirá adaptarte en cada momento a los requerimientos del mercado donde operas, y poder avanzar sin sobresfuerzos.

Procedimientos y protocolos de decisión. En todas y cada una de las piezas de la mesa se adjuntaba una hoja que explicaba su forma de ensamblaje con las demás junto con indicaciones de seguridad. La acción de una empresa debe ser predecible, su ejecución debe estar basada en procedimientos y estar protocolizada a la hora de tomar decisiones. Esto no quiere decir que la iniciativa y resolución de las personas deba esconderse detrás de los procedimientos, más al contrario, debe fomentarse. Sin embargo, todo debe estar recogido dentro de un marco de actuación común y constante dentro de la empresa.

Presencia ante el cliente. IKEA sigue presente una vez has realizado la compra y has abandonado las cajas. La experiencia IKEA se prolonga mediante la cafetería y la tienda de productos procedentes de Suecia. Desde la entrada hasta el final, todo es IKEA. Mantenerte presente y ser el preferido en la relación con tu cliente es una labor constante y de largo plazo. Tu presencia está comprometida en cada cosa que haces y en cómo lo haces. Trabaja tu posicionamiento. Hazte fiable. Hazte imprescindible.

Estos seis puntos, en IKEA, no son improvisados. Son fortalezas desarrolladas como ventajas competitivas. Elementos que le distinguen y que le hacen valorado más allá de las necesidades que satisface. Haz tu lo mismo y fortalece a tu empresa.

Muchas gracias y hasta mañana.