Come organizzare un evento del vino di successo? 🍾

💡Dopo l’ideazione, il programma e l’analisi dei costi e dei ricavi, la quarta fase dell’organizzazione di un evento è l’esecuzione.

👉 In questa puntata scoprirete quali elementi prendere in considerazione per gestire al meglio il giorno dell’evento.

📝 La prima cosa da fare è una check-list con gli aspetti fa verificare. Questa lista vi aiuterà per tutti gli eventi successivi che organizzerete.

👥 Importante è fare una riunione con tutte le persone coinvolte nell’organizzazione, meglio se qualche giorno prima. Tutti devono avere delle informazioni di base come quali sono i momenti principali del programma o sapere dove sono i luoghi che probabilmente serviranno agli ospiti (ad es. bagni, tavolo degli accrediti, etc).

👫 L’arrivo degli ospiti

Non c’è mai una seconda prima impressione, quindi è bene presentarsi al meglio. Probabilmente all’arrivo gli ospiti troveranno un tavolo dell’accredito che dovrà essere ordinato, le persone accoglienti e sorridenti e con una lista dei nominativi degli ospiti in ordine alfabetico.

Al momento dell’accoglienza, se possibile al tavolo dell’accredito è utile che ci sia uno degli organizzatori o degli ospiti speciali che saranno i protagonisti della serata.

Se nel vostro evento sono previsti degli ospiti istituzionali è importante sapere che volto hanno. In questo senso Google vi potrà essere molto utile e potrete preparare una scheda con le piccole foto dei volti dei vostri ospiti se non gli conoscete ancora.

⏰ Gli eventuali ritardi

Un momento di criticità è la gestione degli eventuali ritardi degli altri ospiti. Non è bene fare aspettare molto le persone che sono arrivate puntuali, sia perché questo innescherà un meccanismo per cui la volta successiva arriveranno in ritardo anche loro, sia perché non è rispettoso e soprattutto è imbarazzante per chi è in orario.

Se il vostro evento si rivolge a un numero limitato di ospiti, e qualcuno tarda ad arrivare, meglio fare una telefonata e capire se è vicino o se ha avuto un qualche imprevisto in modo che l’attesa non sia troppo lunga.

Il consiglio: se alcuni ospiti sono puntuali ed altri invece in ritardo, potete presentare i protagonisti della serata o i padroni di casa a ognuno degli ospiti puntuali dando la possibilità di fare quattro chiacchiere direttamente. Se sono giornalisti, potete dare un momento di esclusività facendo una piccola intervista.

📸 Il fotografo

Avere delle belle immagini del vostro evento è essenziale per mantenere un ricordo, per avere uno storico, ma anche per informare i media. Il fotografo però va preparato!

Fate una lista degli scatti che volete, delle situazioni che non possono mancare e, se il numero di ospiti lo permette, proponete una foto ricordo per ognuno. Un’ottima idea a patto che tutti siano d’accordo! Il rispetto della privacy nell’organizzazione di un evento è fondamentale.

Se volete fare delle fotografie indipendentemente che siano dei ritratti dei singoli ospiti, dovete informare il vostro pubblico. Al tavolo dell’accredito metterete quindi un cartello chiaro dove si informano tutti che durante la serata ci saranno delle riprese video e delle fotografie scattate, in modo che se qualcuno non desidera essere ripreso possa dirlo alla reception.


👱‍♀️A cura di Silvia Baratta, docente e titolare dell'Ufficio Stampa Gheusis, che da 20 anni si occupa del mondo del vino in modo esclusivo e porta alla luce i talenti italiani.
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